Bizim ekiplere yeni biri katıldığında benim sorumluluğumda olan ve yaptığım işleri duyduklarında hep “Bunların hepsini birden siz yapıyor olamazsınız.” diyorlar. Birlikte uzun süredir çalıştığım kişiler ise, muzipçe gülümseyerek “Onun gizli güçleri var.” diye cevap veriyorlar. Aslında bunun arkasında gizli güç filan yok. Ben zamanın verimsiz harcanmasına tahammül edemiyorum, zamanı yönetme ve verimli çalışma konusunda takıntılıyım. Bir sürü kişinin ne kadar verimsiz çalıştığını gördüğümde de dehşete kapılıyorum.

Hep böyle miydin diye sorarsanız, hayır değildim. Bu doğuştan gelen bir yetenek değil. Ertelemekten muzdarip olduğum, bilgisayar başında aslında çok bir şey üretmediğim çok saatler geçirdiğim iş yıllarım da oldu geçmişte. Sorumluluklarım arttıkça, planlama ve raporlama yeteneklerimi geliştirmek zorunda kaldım.

Özellikle de benim gibi hem kariyer yapmayı seven, başarılı olmayı önemseyen; ama aynı zamanda bütün hayatının işten ibaret olmasını reddeden biriyseniz planlama ve raporlama gerçekten özel zaman ayırmanız, geliştirmeniz gereken yetenekler.

Bu tip paylaşımları anlık olarak instagramdan yaptığımda, hep benden daha çok detay istediğiniz için sonunda bende işe yarayan bazı tavsiyeleri toplu biçimde sizinle paylaşmaya karar verdim.

1- İş yaparken dikkatini dağıtacak her şeyden – özellikle telefonundan- uzak dur. Odaklanma sorunları yaşıyorsan, yalnızca çalışmak için kullandığın bir alan belirle.

Ben bilgisayar başında çalışırken telefonlarımı yanıma almıyorum. Çünkü gelen bir mesaj bildirimiyle dakikalarca yaptığınız işten koparak vakit geçirebiliriz, instagrama bir göz atmak için girip bir saat devirebiliriz. Bana anlık olarak ulaşamayan bir sürü kişi buna söylense de, bu hiç bozmadığım bir prensibim – çünkü her telefonu cevaplarsam, her mesaja anında bakarsam iş yapamam. Kahve molalarımda, trafikte bir yere giderken, yemek yerken bakıyorum ben telefonlarıma – telefon görüşmelerimi de sadece bu zamanlarda yapıyorum.

Evde de yalnızca çalışmak için kullandığım bir köşe var. Bu alanda başka hiç bir şey yapmıyorum. Blog yazılarımı bile orada yazmıyorum, şahsi maillerimi bile orada okumuyorum. Dolayısıyla zihnim bu komuta doğrudan cevap veriyor, o alana geçtiğimde otomatikman çalışmaya hazır geliyor.

Dikkat dağınıklığı yaşayan bir sürü kişiye baktığımda, yemek yemek, televizyon izlemek, telefon başında takılmak ve çalışmak için aynı alanı kullandıklarını görüyorum. Mekanlarla belli aktiviteleri özdeşleştirirseniz, zihniniz o alana geçtiğinizde o eyleme hazır hale geliyor.

2- Outlook / Biten İşi Gelen Kutusundan Kaldır.

Üç yıl kadar çalıştığım bir hukuk bürosu var; hayatımdaki en uzun ve gergin mesaileri orada yaptım. Ağlayarak due dilligence raporları yazıp, gece eve gitmediğim için duş bile alamayıp saçımı kuaförde yıkatıp toplantıya gittiğim de oldu; Maraş’ta bir davadan doğrudan Paris’te ICC mahkemesine bağlanacak kadar da maceralı günler geçirdiğim de… Bütün bu zor taraflarına rağmen, o dönemki patronumu hala minnetle anarım ben her zaman. Çalıştığım ilk işyeri değildi, ama bence bana mesleği öğreten kişi de o patronum oldu.

Ondan hukuki anlamda öğrendiğim şeyler sayamayacağım kadar çok elbette ama asıl bana asıl iş yapış şekli olarak o kadar çok şey öğretti ki! Hiçbir şeyi atlamazdı, ama gerçekten hiç bir şeyi. Her gün takır takır vaktinde yollamadığımız işler için uyarılar geçer, süresi olmayan bir ara yapılacak işleri de asla unutmazdı. Koskoca bir ekiptik, çok fazla iş yapıyorduk, ona düşen mailler sayısızdı. “Nasıl hiç bir şeyi kaçırmıyorsunuz?” diye sormuştuk bir gün. Bizi oturtup Outlook’unu göstermişti.

Inbox’ında sadece bekleyen ve yapılacak işleri tutuyordu. Yapılması gereken bir iş kalmadıysa bununla ilgili mailleri oluşturduğu klasörlere arşivliyordu. Dolayısıyla inbox’ında kalan her bir mail yapılması gereken henüz bitmemiş bir iş demekti. Çok basit gibi görünen bu uygulama gerçekten müthiş işe yarıyor, işi biten hiçbir maili inbox’ta tutmamak gereksiz kalabalığı yok edip, gerekli olanın gözden kaçmasını engelliyor. Ayrıca yapmanız gereken kaç iş kaldığını da görebiliyorsunuz, ne kadar yoğun olursanız olun bir şekilde kontrolü kaybetmemenizi sağlıyor.

Yandaki klasörleri de, kendi işinizin gerekliliklerini göz önünde bulundurarak, kırılımı abartmadan (çünkü aşırı çok klasör yaparsanız da yine aradığınızı bulamıyorsunuz) ancak yeterli bölünme sağlayacak şekilde düzenlemeniz önemli. Şirkette hep “Şöyle bir yazışma vardı ama bulamıyorum.” diye aranan insan benim.

Bir de önemli bir not olarak aradığınızı bulabilmek için mail başlıklarının da oldukça önemli olduğunu düşünüyorum. “Sözleşme hakkında” diye bir başlık yerine, “X ile Y – Yüklenici Sözleşmesi” diye bir başlık her zaman daha çok işinize yarar.

3- Microsoft Planner / En İyi Ekip Arkadaşım

İşlerimi takip etmek için son iki yıldır Microsoft Planner kullanıyorum. Yıllardır bu konuda kullandığım en iyi araç, Outlook iş listesinden filan da çok daha efektif olduğunu düşünüyorum.

Planner’ın her bir şirket için ayrı arayüz oluşturma, günlük bazda planlara bölme, başkalarının bana iş atayabilme opsiyonları, her şeyi bir arada takip etmemi ve işler üzerindeki kontrolümü hep korumamı sağlıyor. İşleri şirket bazında, takvim üzerinde ve hatta sayılarla raporlanmış sunuma konulabilir formatta görebiliyorum.

Ben güncel durumda on bir şirketin işlerini takip ediyorum ve bana o kadar farklı kişilerden o kadar farklı işlere ilişkin o kadar çok talep akıyor ki… Mailler, telefon görüşmeleri, toplantılar, whatsapp… Onları geldikleri an buraya kaydetmem, unutup atlama riskimi çok azaltıyor. Ayrıca bütün yapılacak işleri bir arada görmem de doğru önceliklendirmeyi yapmamı kolaylaştırıyor.

(Yaptığım işlerin gizliliği sebebiyle kendi ekranımı paylaşamıyorum. Ancak temel mantık yukarıda paylaştığım görseldeki gibi. Ben buradaki design, development gibi başlıklar yerine bunların her birine farklı şirketlerin adlarını verdim. Yapılacak işleri şirketler bazında listeliyorum.)

Dolayısıyla benim basılı ajandalarımda hiçbir zaman yapılacak iş listelerim yok. Bunları tamamen ayrı ve organize biçimde Microsoft Planner’da takip ediyorum. Hem yapılması gereken bütün işleri şirketler bazında toplu biçimde görebiliyorum, hem de her gün uyandığımda o gün yapılacak işlerimi gün bazında görebiliyorum. Her yerden her zaman ulaşabiliyorum.

4- Excell / Yaptığım İşler Raporu

Bunu geçen haftalarda instagram’dan paylaştığımda çok ilgi çekti. Çok basit bir excell tutuyorum. Yukarıda toplam beş sütun kullanıyorum: Tarih / Şirket / İş Tipi / Konu / Dakika

Bilgisayar başına geçtiğimde telefonumu yanıma almadığım ve çalıştığım alanda ilgilenebileceğim başka bir şey olmadığı için, işlere de hep tam veya buçuklarda başladığım için iş bittiğinde o işe kaç dakika harcadığım net oluyor. Bu excell dosyamda çalışırken hep açık duruyor. Her bitirdiğim işi buraya giriyorum.

“Bizim şirkete çok iş yapmıyorsunuz aslında.” demeye kalkan olursa, bir filtre opsiyonuna bakıyor. Çat diye raporun ilgili kısmını çekip, size geçen ay bu kadar saat çalışmışım, detayı ektedir, siz ekibinizden gelen işi yönetemiyorsunuz sanırım, diyebiliyorum. Uzaktan çalıştığım için çalışma saatimi sorgulamaya kalkan olursa, gün gün bütün detaylarıyla somut veriyle cevap verebiliyorum. İş hayatında öğrendiğim en temel şey: Her zaman somut veriyle gitmek gerektiği. “Uzaktan daha verimli çalışıyorum.” demek farklı bir şey, şirkette ve uzaktan çalıştığım günlerde ortaya koyduğum işi net biçimde raporlayabilmek farklı bir şey.

Bir de sene sonlarında kurumsal bir wrapped hazırlıyorum. Bu excell verilerim çok düzenli olduğu için bu raporu çok pratik biçimde oluşturabiliyorum. Bir sürü cümleyle anlatmaya çalışacağım her şeyi oldukça basit ve açık biçimde ortaya koyuyor bu raporlar.

5- Anti Whatsapp Yaklaşımı

Herkesin whatsapp’a inanılmaz alışmış olması karşısında inatla buna karşı bir duruş sergiliyorum. Hatta gün boyu whatsapp’a kasıtlı olarak bakmayarak insanları mail atmaya yönlendirmeye çalışıyorum. Buna bürokrasi gözüyle bakanlara da sabaha kadar karşı çıkmaya devam edebilirim.

• Birincisi whatsapp’ta kimse kendi aklını tam toplayıp ciddiyetle yazmıyor. Bilgi ve verilerin parçalı biçimde gelmesi zaman kaybettiriyor.
• Whatsapp’ta kısa cümleler kurulduğu için iş ve konu bütün detayları ile aktarılmıyor. Yanlış anlamalar artıyor.
• Konu hakkında haberdar olması gereken diğer kişiler pas geçilmiş oluyor. Dolayısıyla herkes birbiriyle ayrıca aynı konu hakkında görüşebiliyor, işin parçalarının ucu birleşmiyor.
• Ayrıca süreli mesajlara dikkat etmek lazım, işinize yarayacak bir veriyi sonra geri dönüp baktığınızda bulamama riskiniz var.

Benim ideal dünyamda tek bir mail ile konu detaylı olarak anlatılmalı, konu ile ilgili herkes aynı yazışmaya eklenmeli ve bütün aşamalar ve onaylar o mailden “reply all” şeklinde akmalı. Bunun aksi her durum, bir sürü telefon görüşmesi, bir sürü “Şu iş ne oldu?” sorusu ve hatta bir sürü yanlış anlaşılmaya sebep oluyor, sonra üzerinden zaman geçince de hiç bir kayıt kalmıyor.

Bu şekilde yürütülmeyen çok basit işler inanılmaz çok zaman kaybettiriyor, veya ayrıca hata, unutulma ve gerekli onay mekanizmalarının pas geçilmesi riski taşıyor.

Bir sürü kaosta, konuya müdahil olduğumda tek yaptığım şey, herkesten verileri toplayıp sonra, herkesin alıcılarına dahil olduğu bir mail hazırlayarak düzgün biçimde konuyu yazmak ve teyitleşmek. Aslında bu başından yapılmış olsa hiç kaos bile olmayacak bile.

Bir de bunu herkes biliyordur artık ama telefonla veya toplantılarda görüşülenleri çok büyük bir gizlilik söz konusu değilse, sonrasında beş dakika zaman harcayarak “Bugün sizinle görüştüğümüz üzere…” diye bir mail ile kayıt altına almak bir sürü işi ve bazen sizi kurtarır.

6- Yapay Zeka

Bence yapay zekadan doğru biçimde faydalanma becerisi de yabancı bir dil bilmek gibi bir yetenek olacak ilerleyen dönemde. Hukuki konularda ve sözleşmelerde denediğimde çok iyi sonuçlar almadım, diğer yandan iş ile ilgili mükemmel mailler mailler hazırlıyor. Ona sadece konu ve istediğiniz üslup (samimi olsun, kurumsal olsun, motive edici olsun gibi) hakkında yönlendirmeyi doğru yapmanız yeterli.

Siz de işe yarar tavsiyelerinizi benimle paylaşarak kalın! Bu aralar biraz bu tip yazılar yazacağım, tek başıma monologlar olmasın hadi! Yorumlara yazın sizde işe yarayanları, her şey paylaşınca güzel ❤