Zaman planlaması söz konusu olduğunda “bir sürü işi, belli bir zaman dilimine kağıt üzerinde en efektif görünecek şekilde sığdırmanın” çok şık ve kocaman ve fakat temeli olmayan bir apartman dikmek gibi olduğunu düşünüyorum. Evet şahane güzel görünüyor o planlar, her seferinde “Bu kez oldu.” dedirtiyorlar, ancak sonra yine pratikte çalışmayarak size kendinizi kötü hissettiriyorlar.

Güzel bir plan yapıp uygulamayı başaramadığınızda kendinizi suçlamak, sonra da plan yapmaktan tamamen vazgeçmek çok yaygın görünen bir sendrom.

Halbuki bunun arkasında, kesinlikle sizden kaynaklanmayan, kulağa çok tuhaf gelen ama kesinlikle doğru ve çok basit bir sebebi var: Plan yapmaya belli işleri belli bir zamana sığdırmaya çalışmaktan başlamak. “Eee, plan yapmak zaten tam olarak bu değil mi zaten?” diye itiraz ediyor olabilirsiniz şu anda. Ama bana açıklamam için bir şans verin; çünkü değil. Bu tam olarak, temelini kazmadan, doğrudan apartmanı inşa etmeye kalkmak.

Şu yazımda bazı prensiplerden bahsetmiştim, bu yazdığım yazıyı onun bir devamı olarak kabul edin lütfen. O yazıya sığmayan bence çok önemli bir tek bir prensipten bahsetmek istiyorum: Doğru önceliklendirmeyi yapmak (Ben buna planımın VIP’si diyorum 🙂 ) ve doğru sınırları çizmek.

Önceliklendirmeye klişelerden biraz farklı yaklaşacağız. Kelimenin tam anlamıyla bir VIP’likten bahsediyoruz, sadece kağıt üzerinde değil!

1- Plan yapmaya niyetlendiğinizde her şeyi birden yapmak ve düzeltmek için gaza gelmeyin.

Motivasyon güzel bir şey, ancak biraz gerçekçi olmak da planlarınızın hayata geçmesini sağlar.

Yıllardır işten sonraki zamanlarını instagramda gezinerek, televizyon izleyerek geçirmiş bir kişiyi düşünün, bir gün çok motive oluyor, hayatını değiştirmeye kalkıyor ve plan yapıyor. Yabancı bir dil öğrenecek, zayıflayacak, birikim yapacak, yeni hobiler edinecek… Ohooo!

Yapamaz mı? Elbette yapar, ancak hepsini birden yapamaz. Vücudunun, enerjisinin ve hayatının rutini buna alışkın değil.

İlk defa spor salonuna giden birine antrenörü 50 kg. ağırlık verir mi? Bunun gibi düşünün. Sizin alıştığınız düzen ve tempo neyse onu biraz daha arttırarak ve odaklayarak başlayın.

Ve merak etmeyin, buna alıştıkça, daha üretken olmaya başladıkça buna doyamayacaksınız. Hep daha fazlasını zaten yapacaksınız. Ancak hızlı koşup onuncu dakikada yorulmak pes etmek ve “koşmak hiç bana göre bir şey değilmiş” veya “yapamıyorum ben bunu” diye isyan etmek yerine (Muhtemelen bugüne kadar başınıza gelen buydu) daha yavaş daha uzun koşmak sizi amaçladığınız hedefe götürür.

2- Tek bir öncelik belirleyin. Tek bir tane. Gerçek VIP’niz. Bu planladığınız zaman diliminde her koşulda, her şeyden üstün olacak önceliğiniz.

Zaman planlaması yaptığınızda, planınızda yer almayan ve öngöremediğiniz bir sürü sürpriz olaylar gelişecek. Katılmak isteyeceğiniz etkinlikler olacak, yakın kız arkadaşınız sevgilisinden ayrılacak, mevsim geçici sebebiyle vücudunuz yorgun düşecek, ailenizden birinin size ihtiyacı olacak, aşık olacaksınız sadece o kişiyle vakit geçirmek isteyeceksiniz gibi binlerce senaryo sıralayabiliriz burada.

Dolayısıyla yapmış olduğunuz planınızdaki bazı şeylerden vazgeçmek zorunda kalacaksınız. Ancak bir öncelik belirlemiş olmalısınız ki, her koşulda planlamadaki diğer hiç bir şeyi yapamayacak bile olsanız, onu yapacaksınız. Enerjinizin ve vaktinizin az olduğu zamanlarda bile o pas geçilemeyen öncelikli kalem olacak. VIP müşterinize kötü hizmet sunamazsınız.

Somutlaştırmam gerekirse, benim sık sık yaptığım ev kamplarımda “iş” öncelik kalemim. Mesleki deneyimimin yüksek olduğu, aynı zamanda fiziksel gücümün de hala yerinde olduğu bir aşamadayım; dolayısıyla beyaz yakalı olarak yüksek performanslı çalışmak için hayatımın en ideal dönemindeyim. Daha önceler işime bu kadar hakim değildim, daha ilerleyen yaşlarımda bu kadar dinamik olmama riskim var. Doğru veya yanlış olması önemli değil, benim hayatımın bu döneminde mesleğimin hakkını vermek şeklinde bir idealim var. Bu nedenle de sık sık yaptığım ev kamplarında zaman planlamalarımın VIP’si iş.

Ajandamda bir şeyler çatıştığında, örneğin planladığımdan geç uyandığımda, çok ilgimi çeken bir sosyal plan olduğunda, yani planladığım her şeyi yapamayacak olduğumda, önceliğim olan kalemi yapıyor, -VIP’me çalışıyor – gerisini pas geçiyorum. Diğer yandan önceliğimi gerçekleştiremeyeceğim her plana da “Hayır” diyorum. Çok cazip bir davet geliyor veya özlediğim bir arkadaşım buluşalım diyor mesela, ajandamda bitirmem gereken bir iş bitmediyse ona gitmiyorum. Kendi önceliğime her koşulda sadık kalıyorum.

Önceliğiniz sizin önceliğiniz olmalı. VIP adını verdik diye çok önemli veya büyük bir şey olmak zorunda değil. Nasıl gerçekten protokollerde oturan herkes çok ünlü önemli kişiler değilse bunu da öyle düşünebilirsiniz 🙂 Hayatınıza düzenli sporu eklemekse bu, arkadaşlarınızla daha çok dışarıda vakit geçirmekse bu, çocuğunuza daha nitelikli vakit ayırmaksa bu, her gün İngilizce çalışmaksa bu, sağlıklı beslenmekse bu. Başkalarının değerlendirmesine göre değil, kendinize göre önceliğinizi belirleyin. Kimsenin VIP’sine kimse karışamaz!

Ve öncelik derken, kelimenin tam anlamıyla öncelikten bahsediyorum. Geri kalan her şey onu bekleyecek. Örneğin sağlıklı beslenmeyi veya rejim yapmayı seçtiyseniz; gerekirse dünya yansın, aceleniz var diye sandiviç veya pizza yemeyeceksiniz. Gerekirse herkesi yarım saat bekletip sağlıklı yemeğinizi hazırlayacağınız kadar her şeyden “öncelikli” ve “ayrıcalıklı” bir konum vereceksiniz ve diğer her şey ondan sonra gelecek. Ondan sonra gelenlere zamanınız yoksa, onlar hiç yapılmayacak. Kendi önceliğinize bu saygıyı göstermek zorundasınız. Ve etrafınızdaki herkesten buna herkesten saygı beklemek de hakkınız.

Ve standart zaman planlaması tavsiyelerinde yer alan “parçalara bölün” öğüdünün de aşırı yanlış olduğunu düşünüyorum. Niye parçalara bölüp, oyalanıp, zaman kaybediyoruz? VIP bir müşteriye “Şey size hem kahve hem de kurabiye servis edemeyiz. Bu gün kahve, yarın gelin kurabiye verelim.” der misiniz? Tam aksine ajandanızdaki VIP kalemi abartın! Parçalara bölmeyin, tek bir şeye odaklanın!

Odağım iş mi, çalışmayı abartıyorum. Hem beklentileri aşıyorum, hem herkesi şaşırtıyorum, hem de kendime odağıma başka bir şeyi alacağım zamanlar için boş zaman yaratıyorum. Niçin işlerimi bitirmek, seyahatte aldığım kiloları vermek, yazmak istediğim yazıları yazmak için parçalara bölüp aylarca bekleyeyim ki? Parçalara bölüp yavaşlamaya gerek yok, uzun vadede sıkılacaksınız zaten. Ayrıca hız güzeldir!

3- Öncelik konunuz (VIP’niz) anayasanın değiştirilemez maddelerinden biri gibi, ama dönemsel.

Yukarıda yazdıklarım kulağınıza çok katı, çok korkutucu geldiyse sakinleşin lütfen.

Belirlediğiniz öncelik, planlamasını yapacağınız zaman dilimi boyunca değişmemeli. Diğer yandan her yeni dönem planlamanızda ihtiyacınıza göre önceliğinizi değiştirebilirsiniz. Ki bence değiştirmeniz de iyi olur, böylelikle daha çok yönlü ve dengeli bir hayatınız olur, daha çok şey yaparsınız.

Örneğin benim ev kamplarımda önceliğim iş; ama çok yoğun çalıştığım kendimi ihmal ettiğim dönemlerden sonra önceliğimi bakım olarak; kilo aldığımda spor yapmak olarak; seyahate çıktığımda keşif listemdekileri görmek olarak değiştiriyorum.

Bunun sihirli gücünü gerçekten keşfetmem de – hatırlayanlar olacaktır bir yıldan uzun süre tamamlayamadığım toprak yogası maceramda oldu. 40 gün boyunca aynı yoga akışını tek bir gün bile pas geçmeden yapmanız ve bir gün aksatınca da ilk güne geri dönmeniz gerekiyor bu akışta. Acil iş yetiştirmek için gözümü açtığım gibi bilgisayarın başına oturduğum, dışarıda gezdiğim günler derken ben defalarca başa dönmek zorunda kalmıştım. Ve bir yıldan uzun bir süre geçtiğinde ben bir türlü o toprak yogası akışını tamamlayamamıştım.

Ne zaman ki 40 günlük bir dönemde ajandamın VIP’sini toprak yogası olarak belirledim, o akışı bitirdim. Telefonum çalıyor ve birisi acil bir şey mi istiyordu, “30 dakikadan hiç bir şey olmaz” diyip kendi VIP’me öncelik verip önce toprak yogamı sonra o işi yapmaya başladım. Arkadaşımla buluşacağım ve akışımı yapmadım mı; kendi VIP’me öncelik verip bir saat geç buluşmayı teklif ediyor, yogamı yapıp evden çıkıyordum. Ve bir buçuk yıldır bitiremediğim toprak yogası akışını başladığım gibi bitirdim. Sorun eğer bu benim için bu kadar önemliyse, onu ajandamın VIP’si yapmamam kadar basitmiş.

4- Bir kereden bir şey olur! Bir kere izin verirseniz, bin kere kaytarırsınız.

Bir kereden aslında bir şey olmaz. Sorun onun bir kere ile kalmaması. O yolu açarsanız, hep ihmal etmeye başlıyorsunuz.

Elbette bu bir Nazi kampı değil, ajandanızdaki her şeyi yapmak zorunda bırakırsanız kendinizi bunalırsınız. Ancak “öncelik” belirlediğiniz konuda, planlama yaptığınız süre boyunca, bir kere dahi o önceliğinizi bozmamanız sonuca gitmek için altın kural.

VIP planlama yaptığınız dönem boyunca, zaman ve enerjinizi hakediyor. Diğer müşterileri -ajandanızdaki diğer kalemleri- gerekiyorsa pas geçebilirsiniz.

4- Öncelik yalnızca hangi konuda harekete geçeceğinizi değil, neleri yapmayacağınızı da belirleyecek.

Dolayısıyla ajandanızdaki VIP bitmeden başka hiçbir şey yapmamayı ilke olarak benimsediğinizde ve buna sadık kaldığınızda, bir süre sonra zihniniz bunun için özel bir çaba sarf etmeden buna itaat etmeye başlayacak. Disiplin dediğimiz de tam olarak bu.

Ajandanızdaki VIP aynı zamanda yapmayacaklarınızın da sınırını çizecek. Bir şeyi yapmamak diyince hemen panik sinyali veriyor zihin tuhaf biçimde. Kendinize şunu hatırlatmanız lazım: Bu sizin yaptığınız plan, kendi istediğiniz bir şeye ulaşmak için. Yalnızca belli bir dönemi kapsıyor. (Ki ben çok uzun dönemli planlamaya karşıyım, genellikle 21 günlük planlar yapıyorum. Ondan şu yazıda 4. maddede bahsetmiştim, tekrar etmeyeceğim. Yıllık planların çöp olduğunu savunuyorum.) Bir şeyi yapmayacağınız dönem sadece belli bir süreyi kapsıyor – çok da paniğe kapılmaya gerek yok. Her şeyi farklı zamanlarda ona odaklanarak yapabilirsiniz. ❤

Kendi planlarınızın önceliklerini seçerek başlayın, senelerdir ertelediklerinizin şıp diye hayata geçmesinin keyfini sürün!